Cómo escribir un email profesional

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Es imprescindible comunicarse eficazmente en el lugar del trabajo y hoy en día el correo electrónico es una de las maneras clave en que nos comunicamos. A continuación ofrecemos un guía de cómo escribir correos electrónicos profesionales en inglés.

1) El asunto

El sujeto indica al destinatario sobre qué se trata el correo electrónico. Debe ser claro y breve.

  • Meeting June 15, 3:00
  • Trade fair in New York, April 2018
  • Sales Presentation
  • Lunch on May 3rd

2) Dirigirse al destinatario del correo electrónico

Hay diferentes maneras de saludar al destinatario, dependiendo de quién es y si lo conoce.

La forma más común de dirigirse al destinatario es: Apreciado + nombre de la persona:

  • Dear + the name of the person
  • Dear Susan Dear Mr. Brown Dear Mrs. Arnold

En situaciones formales se usa el nombre completo de la persona:

  • Dear Mr. Kenney

Si no conoces en nombre de la persona:

  • To whom it may concern

Para alguien que conoces bien:

  • Dear Mike
  • Para familiares o amigos en un correo electrónico informal: Hi Jennifer

3) Starting an E-mail

El principio de un correo electrónico debe expresar el propósito del mismo. ¿Estamos solicitando un trabajo, diciendo gracias o pidiendo algo? El tono y las primeras líneas reflejarán cuál es el propósito del correo electrónico.

Para solicitar un trabajo:

  • I am writing to express my interest in ‘Blue Denim, Inc.’ (Le escribo para expresar mi interés en ‘Blue Denim, Inc.’)
  • I am contacting you to apply for the secretary position listed on your website.(Me pongo en contacto con Ud. para solicitar la posición de secretaria listada en su página web.)

To arrange a meeting:

  • Would it be possible to meet this Friday at 10 a.m.? (¿Sería posible reunirnos este viernes a las 10:00?)
  • We would like to invite you back for a second interview. Are you available on August 12th at 9:00? (Nos gustaría invitarle para una segunda entrevista. ¿Está disponible el 12 de agosto a las 9:00?)

To thank the recipient:

  • Thank you for sending us your resume.
  • Thank you for inviting me to the trade fair.
  • Thanks for your quick reply.

Asking for a favor:

  • I wanted to ask you for a favor.
  • I would like to see if it would be possible…

4) Informal Greetings:

If the recipient is someone you know or you have corresponded with previously, you may start with:

  • How are you?
  • I was glad to hear from you.
  • I hope you are well.

5) Attaching files

When you attach a document or file to your e-mail you can write:

  • Please find attached the sales presentation…
  • I have attached the document…
  • Please find attached my c.v.

6) Ending an email

When we end an e-mail it should be clear exactly what we are expecting from the recipient in their response.

  • Please let me know by Friday if you can attend the meeting.
  • Please contact me if there are any vacancies in your company.
  • Can you please send me your new catalog?

Closing lines

Here are a few common closing lines:

  • Thank you for your attention.
  • Please let me know if you have any questions or concerns.
  • Many thanks.
  • I look forward to hearing from you.

The Closing

  • When we end the email we use a closing before our name.
  • In formal situations use : Best regards Kind regards Sincerely
  • In informal situations use: Best wishes Cheers

Lastly, it is a good idea to proofread your email before you send it to make sure there are no spelling mistakes, that it is clear and that you haven’t forgotten any key points.

A continuación puedes encontrar más información sobre cómo escribir un email profesional.

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